Planujesz organizację konferencji lub innego eventu dla klientów z segmentów B2B bądź B2C, jednak nadal zastanawiasz się, czy to dobry pomysł? Twoje wahania potęgują wątpliwości na temat szacowanych kosztów, potrzebnego czasu, a co najważniejsze – potencjalnych korzyści, które może odnieść (lub wcale nie) Twoja firma?

Czytaj dalej i przekonaj się, dlaczego przygotowanie tego typu przedsięwzięć może okazać się dla Ciebie prawdziwym strzałem w dziesiątkę. Zapraszamy do lektury najnowszego artykułu!

Organizacja konferencji – dlaczego warto?

Dobrze zaplanowane oraz przeprowadzone konferencje stanowią doskonały sposób na:

  • Budowanie i zacieśnianie relacji – możesz zaprosić na nie zupełnie obce osoby, aby następnie zapoznać się z nimi oraz skutecznie przekonać do swojej oferty. Z powodzeniem możesz również zadbać o współpracę z dotychczasowymi partnerami handlowymi – tak, aby układała się jeszcze lepiej i przynosiła Ci jeszcze większe korzyści.
  • Pozycjonowanie w branży – własna konferencja to także doskonały sposób na budowanie marki Twojego przedsiębiorstwa, a co za tym idzie – zyskiwanie przewagi nad rynkowymi konkurentami.
  • Realizowanie wyznaczonych celów biznesowych (KPI)organizacja eventu może być dla Twojej firmy świetną okazją do sprzedaży produktów lub usług, pozyskanie wartościowych kontaktów (tzw. lead generation) lub po prostu zwiększania zasięgów i zainteresowania Twoją marką.

Co zrobić, aby Twoja konferencja odniosła sukces i przyniosła oczekiwane rezultaty?

Jeżeli po zapoznaniu się z potencjalnymi korzyściami, Twoja odpowiedź na temat organizacji wydarzenia brzmi “tak” i – koniecznie pochyl się nad tymi aspektami:

#1 Określ cel organizacji konferencji lub innego eventu

Przygotowanie tego rodzaju wydarzenia wiążę się z ogromnym nakładem sił, zabiera mnóstwo czasu, a dodatkowo – wymaga zarezerwowania sporej ilości środków finansowych. Jeżeli Twoja firma ma poświęcić tak dużo – to lepiej dobrze zastanów się, co chcesz dzięki temu osiągnąć.

Organizacja konferencji może mieć na celu wyżej wspomniane aspekty (takie, jak: pozycjonowanie marki, budowanie relacji czy też realizowanie konkretnych KPI). Jednak z drugiej strony głównym powodem tego typu przedsięwzięcia może być, chociażby chęć niesienia pomocy innym (organizacja zbiórki pieniędzy, edukacja i wiele innych). To Ty decydujesz!

#2 Opracuj plan i schemat działania

Zanim postanowisz opowiedzieć o niej światu i wysłać choćby jedno zaproszenie – przygotuj szczegółowy plan, w którym uwzględnisz miejsce i czas, potencjalnych gości, harmonogram i przebieg imprezy, a także pochylisz się nad kwestiami finansowymi.

Ten punkt będzie również doskonałą okazją do zdecydowania, kto tak naprawdę ma odpowiedzieć za przygotowanie oraz przeprowadzenie Twojej konferencji. Czy chcesz to zrobić we własnym zakresie – korzystając z doświadczenia i umiejętności swoich pracowników? A może wolisz, aby zajęła się tym wyspecjalizowana firma, która ma na koncie tysiące udanych przedsięwzięć (tak, jak my – Celebre 😉)?

Pamiętaj: aby Twoja konferencja nie okazała się “kolejnym” wydarzeniem, o którym uczestnicy zapomną po kilku dniach – dostarcz im konkretną wartość lub daj coś, co zostanie w ich pamięci na długi czas. 

#3 Zadbaj o skuteczną promocję wydarzenia

Żadna konferencja nie będzie uznana za udaną, jeśli zabraknie na niej najważniejszego – Twoich gości. W związku z tym dopilnuj, aby dowiedzieli się o niej wszyscy, których zechcesz na niej zobaczyć.

W tym celu możesz wykorzystać potęgę promocji w sieci (reklama w mediach społecznościowych typu Facebook, Instagram, LinkedIn czy Twitter oraz Google), tradycyjne nośniki (np. branżowe magazyny), a także Twoje własne kontakty (bezpośrednie telefony oraz maile – prosto do wybranej grupy odbiorców).

Organizowanie wydarzeń i konferencji – podsumowanie

Na koniec pamiętaj, aby w dniu imprezy regularnie kontrolować jej przebieg, a także dbać o świetny odbiór oraz doskonałe samopoczucie uczestników. Weź również pod uwagę, że jej zakończenie wcale nie musi oznaczać wyczerpania się korzyści dla Twojej firmy.

Materiały, opinie, aż wreszcie – relacje zbudowane podczas eventu, mogą stać się świetnymi środkami do realizacji Twoich celów, a co za tym idzie – również zintensyfikować rozwój marki oraz całego przedsiębiorstwa.

Szukasz sprawdzonej agencji eventowej, które odpowie za organizację oraz pełne powodzenie Twojej kolejnej konferencji?

Postaw na wsparcie specjalistów, którzy zajmują się tym od kilkunastu lat i mają za sobą ponad tysiąc wydarzeń. Skontaktuj się z nami, aby porozmawiać o potrzebach i perspektywach Twojego biznesu. Dokładnie zapoznamy się ze wszystkimi preferencjami, aby na ich podstawie przygotować ofertę, gotowy plan działania, a następnie – odpowiedzieć za jego realizację.